Fakturierung

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Helene Mueller
eCollect support team

Im Rahmen einer
Fakturierung
stellt der Gläubiger seine Leistungen dem Schuldner gegenüber in Rechnung. Er erstellt eine Faktura (von lateinisch „factura“ = Rechnung); man sagt: er „fakturiert“ gegenüber dem Schuldner. Daraus bzw. aus der zugrunde liegenden Leistung, die der Gläubiger gegenüber dem Schuldner erbracht hat, ergibt sich die Verpflichtung für den Schuldner zu bezahlen. Der Gläubiger wird auf der Faktura, neben je nach Land unterschiedlichen weiteren Angaben, seine Unternehmensdaten, den Rechnungsbetrag, die darin enthaltene Umsatzsteuer, seine Zahlungsmodalitäten (Skonto, Zahlungsfristen) und seine Kontodaten angeben. Der am besten entsprechende deutsche Begriff ist “Rechnungslegung”.


Aktivitäten beim Gläubiger im Rahmen der Fakturierung

Im Rahmen der Fakturierung wird der Gläubiger die offene Forderung nach Verbuchung im Rahmen der Buchführung in sein Forderungsmanagementsystem einstellen. Damit ist sichergestellt, dass die Forderung entsprechend überwacht wird und gegebenenfalls – sollte der Schuldner innerhalb der gesetzten Fristen nicht bezahlen – automatisch Mahnschreiben erstellt werden und der Schuldner damit in Verzug gerät. Die Zahlungsbedingungen, die der Gläubiger im Rahmen der Fakturierung für den jeweiligen Kunden formuliert, sind häufig individuell und abhängig vom Rating bzw. der Bonität des Schuldners. Nach Geldeingang wird der Gläubiger diesen entsprechend bei sich im Forderungsmanagementsystem und in der Buchführung vermerken. Gegebenenfalls muss der Gläubiger auch regelmäßig sogenannte Debitorenlisten (Schuldnerlisten) bei seiner Bank erreichen. Diese Listen enthalten alle offenen Forderungen des Unternehmens, die zu einem bestimmten Stichtag (z. B. jeweils zum Monatsende oder zum Quartalsende) existieren. Dies wird dann der Fall sein, wenn der Schuldner die Forderungen als Kreditsicherheit an seine Bank oder Sparkasse abgetreten hat. Das Kreditinstitut möchte auf Basis dieser Listen die Werthaltigkeit und Existenz der Forderungen prüfen und kann dann entscheiden, ob diese in ihrer Höhe und Bonität ausreichend für die Abdeckung des Risikos des zur Verfügung gestellten Kredites sind.

Aktivitäten beim Schuldner im Rahmen der Fakturierung

Im Idealfall wird der Schuldner nach Erhalt der Rechnung (Faktura) diese zügig begleichen, um beispielsweise noch Skonto in Anspruch zu nehmen. Alternativ wird er das formulierte Zahlungsziel (in der Regel 30 Tage „netto Kasse“, d. h. Zahlung innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug) in Anspruch nehmen. Man spricht dann von der Inanspruchnahme des sogenannten Lieferantenkredits. Insbesondere der gewerbliche Kunde als Schuldner sollte hier aber genau rechnen: Oftmals ist es günstiger, den Kontokorrentkredit beim Kreditinstitut in Anspruch zu nehmen, hierfür Zinsen zu bezahlen, dann aber auf der anderen Seite mögliche Rabatte oder Skonti gegenüber dem Gläubiger in Anspruch nehmen zu können. Berechnet man in solchen Fällen den Effektivzins des Lieferantenkredites, so ist dieser im Regelfall deutlich höher als der Effektivzins des Kontokorrentkredites.

Inhalte der Rechnung Die Rechnung muss genaue (Mindest-)Inhalte beinhalten, damit das Finanzamt diese als Rechnung – sowohl auf Seite des Gläubigers, als auch auf Seite des Schuldners – anerkennt. Neben den persönlichen Daten des Absenders (Gläubigers) und dem Namen des Leistungsempfängers, ist eine Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer erforderlich, ein Rechnungsdatum, der Ausweis der Mehrwertsteuer (es sei denn, es handelt sich um umsatzsteuerbefreite Leistungen bzw. es wird nur der verminderte Mehrwertsteuersatz von z.B. in Deutschland 7 Prozent angegeben) mitsamt Steuernummer, die Angabe des Leistungszeitraum und ein Hinweis, dass der Leistungszeitraum dem Datum des Auftrages bzw. der Rechnungsstellung entspricht. Kaufmännische Inhalte sind der Rechnungsbetrag sowie die bereits genannten Zahlungsbedingungen. Bei Handwerkerrechnungen muss noch ein Hinweis auf deren Aufbewahrungsfrist enthalten sein.


Quellen & externe Links:

http://de.wikipedia.org/wiki/Fakturierung
 

http://www.gruenderlexikon.de/fakturierung
 

http://berufebilder.de/2013/buchhaltung-rechnungslegung-fakturierung